Prezentacja systemów magazynowych: kiedy warto ją zaplanować

Rozszerzenie asortymentu może sprawić, że dotychczasowy układ magazynu przestaje odpowiadać potrzebom firmy. Podobnym impulsem bywa zmiana sposobu obsługi dostaw lub rosnące oczekiwania zespołu. Planowanie zmian w przedsiębiorstwie to dobry moment, by poznać dostępne rozwiązania informatyczne i odnieść je do organizacji pracy magazynu oraz produkcji.

Dobry moment na prezentację

Prezentacja może uporządkować pomysły, zanim w firmie zmieni się układ przestrzeni albo sposób przepływu towarów. Podczas prezentacji magazynowych systemów informatycznych można poznać funkcje rozwiązań i zobaczyć, jak odnoszą się do konkretnych zadań wykonywanych w przedsiębiorstwie. To szczególnie przydatne przy rozszerzaniu asortymentu, gdy nowe rodzaje produktów wymagają innego rozmieszczenia lub obsługi.

Łatwiej wtedy ustalić, które czynności powinny być uwzględnione w rozmowie o rozwiązaniach magazynowych, a które wiążą się z dalszymi planami firmy.

Taki moment pojawia się również podczas organizowania nowej przestrzeni magazynowej albo zmiany sposobu kompletowania zamówień. Omówienie dostępnych możliwości pozwala zebrać pomysły związane z obsługą przepływu towarów, zanim zostaną powiązane z planami rozwoju produkcji. Prezentacja może też pokazać, które obszary pracy zespołu obejmuje dane rozwiązanie i jak wpisuje się ono w założenia firmy.

Co przygotować przed spotkaniem

Przed prezentacją przydatny będzie krótki opis obecnej pracy magazynu. Powinien uwzględniać rodzaje przechowywanych towarów, sposób przyjmowania dostaw, kompletowanie zamówień oraz wydawanie produktów. Takie informacje pozwalają odnieść omawiane funkcje do rzeczywistych zadań, zamiast rozpatrywać je w oderwaniu od organizacji przedsiębiorstwa.

Pomocne może być też zebranie obszarów, które wymagają omówienia podczas planowania zmian:

• Rodzaje towarów i warunki ich przechowywania
• Przyjęcia dostaw oraz rejestrowanie materiałów
• Kompletowanie zamówień klientów
• Wydawanie towarów do produkcji lub wysyłki

Taki zestaw tematów daje zespołowi wspólny obraz aktualnych procesów. Łatwiej wtedy ustalić, które czynności powinny być uwzględnione w rozmowie o rozwiązaniach magazynowych, a które wiążą się z dalszymi planami firmy.

Systemy informatyczne w pracy magazynu

System może wspierać ewidencję towarów, przypisywanie im lokalizacji magazynowych, obsługę dokumentów oraz inwentaryzację. Zakres funkcji dobrze rozpatrywać w odniesieniu do organizacji pracy: inne zadania będą ważne przy częstych przyjęciach dostaw, a inne przy intensywnym kompletowaniu zamówień. Znaczenie ma również to, jak informacje o materiałach trafiają do osób pracujących w magazynie i w produkcji.

Systemy informatyczne w magazynie mogą porządkować informacje o towarach i ich ruchu, a także wspierać obsługę kolejnych etapów pracy. Przy wyborze rozwiązania przydaje się więc określenie, czy ważniejsza jest ewidencja towarów, lokalizacje, dokumentacja czy przebieg inwentaryzacji. Jasne wskazanie tych obszarów ułatwia ocenę, jak funkcje systemu mogą odpowiadać przyjętemu modelowi działania.

Produkcja i magazyn w planach firmy

Jeśli zmiany obejmują także planowanie produkcji, dostępność materiałów i obsługę zamówień klientów, można rozważyć szersze rozwiązanie obejmujące różne obszary działalności. Przy takim zakresie zmian wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej często pomaga wspólnie obsługiwać dane dotyczące magazynu, produkcji i zamówień. Istotne jest wówczas określenie, jakie dane i czynności mają być wspólnie obsługiwane.

Przygotowanie takiej zmiany zwykle obejmuje omówienie sposobu pracy poszczególnych zespołów oraz przepływu informacji między nimi. Specjaliści zajmujący się systemami pomagają przełożyć cele przedsiębiorstwa na zakres funkcji i kolejność działań. Dzięki temu przepływ materiałów można rozpatrywać razem z planami produkcyjnymi, zamówieniami oraz zadaniami osób odpowiedzialnych za magazyn. Prezentacja stanowi wtedy część szerszego planowania, a nie osobny temat oderwany od kierunku rozwoju firmy.